CÁC Ý CHÍNH 

1. Business Analysis là hoạt động tạo ra giá trị thông qua thay đổi.
2. Business Analyst phải hiểu vấn đề trước khi đề xuất giải pháp.
3. Viết requirement chỉ là một phần nhỏ và là output của Busines Analysis.
4. Business Analyst là cầu nối giữa business và technology.
5. Business Analysis hiện đại mang tính chất chiến lược và dựa trên dữ liệu.
6. Một tổ chức mạnh cần chuyển hoá tri thức cá nhân thành tri thức tổ chức.
7. Knowledge Artifacts là công cụ giúp lưu giữ và truyền tải hiểu biết của doanh nghiệp.
8. Đối với Coden, Business Analyst nên được xem là người khám phá, cấu trúc hoá và lan toả tri thức, không chỉ là người viết tài liệu.

1 Nội dung bài giảng

1.1 Business Analysis là gì?

Business Analysis là một lĩnh vực nhằm xác định nhu cầu của tổ chức và tìm ra giải pháp phù hợp cho các vấn đề kinh doanh. Điểm quan trọng là BA không đồng nghĩa với việc phát triển phần mềm.

Phần mềm chỉ là một trong nhiều loại giải pháp có thể được đề xuất. Các loại giải pháp phổ biến bao gồm:

  • Phát triển hệ thống phần mềm
  • Cải tiến quy trình vận hành
  • Thay đổi cơ cấu tổ chức
  • Điều chỉnh chính sách
  • Hoạch định chiến lược

1.2 Vai trò của Business Analysis

Business Analysis giúp tổ chức:

  • Nâng cao hiệu quả vận hành
  • Cắt giảm chi phí
  • Hỗ trợ ra quyết định
  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng
  • Quản lý rủi ro

Bussiness Analyst đóng vai trò cầu nối giữa Business và Teachnical Team. Nhiệm vụ chính bao gồm:

  • Khai thác yêu cầu
  • Phân tích chiến lược, dữ liệu, hệ thống
  • Quản lý stakeholders
  • Đánh giá giải pháp
  • Quản lý quy trình nghiệp vụ (Business process management – BPM)
  • Cải tiến và triển khai giải pháp

1.3 Sự phát triển của Business Analysis

1.3.1 1950 – 1970

Tập trung vào:

  • Hiệu quả vận hành
  • Tối ưu quy trình
  • Hỗ trợ ra quyết định

Vai trò này gần với System Analyst và Operations Research.

1.3.2 1980 – 1990

Công nghệ thông tin phát triển mạnh, kéo theo Business Analysis bắt đầu đảm nhiệm vai trò kết nối giữa: Business và IT.

1.3.3 2000s

Business Process Management (BPM) trở thành trọng tâm. Mục tiêu đặt ra là:

  • Phân tích quy trình
  • Chuẩn hoá quy trình
  • Tối ưu quy trình

1.3.4 2010 đến nay

Business Analysis dần chuyển sang hướng:

  • Data-driven
  • Digital Transformation
  • Strategic Planning
  • Change Management

Business Analyst ngày càng tham gia sâu vào hoạt động chiến lược của doanh nghiệp.

1.4 Domain trong Business Analysis

1.4.1 Business Domain (Kiến thức ngành nghề)

  • Ngân hàng
  • Hàng không
  • Y tế
  • Giáo dục
  • Sản xuất

1.4.2 Solution Domain (Kiến thức giải pháp)

  • ERP (Enterprise Resource Planning)
  • CRM (Customer Relationship Management)
  • SCM (Supply Chain Management)
  • Data Analytics
  • (BI) Business Intelligence
  • Wealth Management Software
  • Fraud Detection Software

Một số Business Analyst hiệu quả cần kết hợp cả hai loại kiến thức.

1.4.3 Cách đồng bộ hai domains

Hoạt động Business Domain Solution Domain
Quản lý Stakeholder Xác định và thấu hiểu các Stakeholder trong ngành Engageing Stakeholder trong dự án
Phân tích chiến lược: đưa business và technology nhìn cùng hướng mục tiêu chiến lược. Hiểu về mục tiêu chiến lược và điều kiện thị trường của ngành Kéo chiến lược công nghệ về với mục tiêu của business
Phân tích yêu cầu: là cầu nối cho yêu cầu và giải pháp của business. Hiểu được yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu của các Stakeholder Viết tài liệu yêu cầu và thiết kế giải pháp kỹ thuật.
Quản lý quy trình (BPM): Cải tiến và tối ưu các quy trình trong tổ chức. Hiểu về quy trình và các thực hiện của từng ngành nghề. Sử dụng các công cụ như BPMN để mô hình hoá và cải tiến quy trình.
Phân tích dữ liệu: Phân tích và chuyển hoá (interpreting) dữ liệu giúp hỗ trợ ra quyết định Chuyển hoá dữ liệu trong bối cảnh của xu hướng ngành và mục tiêu của business Sử dụng các công cụ, công nghệ để phân tích.
Phân tích hệ thống IT: Tập trung vào vai trò của hệ thống công nghệ của tổ chức. Hiểu cách mà hệ thống IT hỗ trợ cho các chức năng nghiệp vụ. Thiết kế và thực hiện phát triển hệ thống IT
Đánh giá giải pháp: Xác định khả năng tạo giá trị của một giải pháp. Đánh giá xem giải pháp có phù hợp với các mục tiêu của business Nhận diện về hiệu suất và ROI
Triển khai giải pháp Đảm bảo giải pháp khớp với môi trường business Quản lý việc triển khai và tích hợp kỹ thuật

2 Kiến thức mở rộng

2.1 BA khác với Requestment Management

Nhiều tổ chức đồng nhất BA với việc viết tài liệu yêu cầu. Tuy nhiên theo BABOK:

Business Analysis là hoạt động tạo điều kiện cho sự thay đổi trong doanh nghiệp thông qua việc xác định nhu cầu và đề xuất giải pháp tạo ra giá trị.

Hay nói một cách khác, Requirement là một trong rất nhiều hoạt động của Business Analysis.

2.2 BA và Systems Thinking

System Thinking xem doanh nghiệp như một hệ thống bao gồm:

  • Con người
  • Quy trình
  • Dữ liệu
  • Công nghệ
  • Chính sách

Một vấn đề thường không xuất từ một điểm duy nhất. Ví dụ việc khách hàng phàn nàn có thể bắt nguồn từ:

  • Quy trình
  • Công nghệ
  • Đào tạo nhân sự
  • Cấu trúc tổ chức

Do đó BA cần nhìn toàn bộ hệ thống thay vì chỉ tập trung vào triệu chứng.

2.3 BA và Knowledge Management

Một Business Analyst giỏi thường tích luỹ được lượng lớn hiểu biết về:

  • Nghiệp vụ
  • Quy trình
  • Ràng buộc
  • Cách tổ chức vận hành

Tuy nhiên hiểu biết đó chỉ có giá trị lâu dài khi được chuyển hoá thành tri thức tổ chức. Theo mô hình của Nonaka:

Business Analysis đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi tri thức cá nhân thành tài sản chung của doanh nghiệp bằng việc đưa các tri thức đó thể hiện bằng:

  • Tài liệu
  • Hình vẽ
  • Sơ đồ

3 Liên hệ với Coden

3.1 Góc nhìn về BA

Tầm nhìn của Coden là:

  • Giúp doanh nghiệp số hoá
  • Tối ưu vận hành
  • Chuẩn hoá tri thức
  • Ra quyết định dựa trên dữ liệu

Do đó BA tại Coden không nên bị giới hạn ở vai trò Requirement Writer, mà nên phát triển theo hướng:

  1. Business Investigator
  2. Knowledge Engineer
  3. Change Facilitator

3.2 BA Team của Coden

Một chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) của Coden cần có khả năng:

  • Hiểu doanh nghiệp - Quan sát thực tế thực trạng doanh nghiệp - Phỏng vấn các stakeholder - Phân tích các quy trình đã được thiết lập - Hiểu cách tổ chức tạo ra giá trị
  • Cấu trúc hoá tri thức - Mô hình hoá các quy trình - Mô hình hoá dữ liệu - Xây dựng glossary (bộ từ điển chuyên ngành) - Xây dựng quy định tổ chức
  • Truyền tải tri thức - Tài liệu - Workshop - Presentation - Dashboard
  • Hỗ trợ thay đổi - Đề xuất giải pháp - Đánh giá tác động - Hỗ trợ triển khai

3.3 Ý nghĩa chiến lược

Nếu chỉ triển khai phần mềm, Khách hàng sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp.

Nhưng giúp khách hàng hiểu và lưu giữ tri thức, Khách hàng sẽ sở hữu các năng lực mới. Đây là giá trị bền vững hơn rất nhiều.

4 Knowledge Artifacts

Từ bài học này có thể xác định các tài sản tri thức nên được xây dựng trong doanh nghiệp.

4.1 Business Glossary

Lưu trữ định nghĩa các thuật ngữ nghiệp vụ. Mục đích:

  • Thống nhất ngôn ngữ
  • Giảm hiểu nhầm

4.2 Stakeholder Map

Mô tả các bên liên quan. Mục đích:

  • Hiểu ảnh hưởng của các bên
  • Hiểu luồng quyết định tác động lẫn nhau như nào

4.3 Process Map

Mô tả cách tổ chức vận hành. Mục đích:

  • Hiểu quy trình hiện tại
  • Xác định các điểm nghẽn, điểm cần tối ưu

4.4 Business Capability Map

Mô tả các năng lực cốt lõi của doanh nghiệp. Mục đích:

  • Xác định các năng lực (capability) nào cần cải thiện
  • Hỗ trợ lập chiến lược phù hợp.

4.5 Decision Model

Mô tả cách tổ chức đưa ra quyết định. Mục đích:

  • Chuẩn hoá các quyết định được đưa ra như nào
  • Hạn chế phụ thuộc vào cá nhân

4.6 Data Dictionary

Mô tả ý nghĩa của dữ liệu. Mục đích:

  • Tạo nền tảng cho Data Governance.
  • Hỗ trợ phân tích dữ liệu

4.7 Operating Playbook

Tập hợp các hướng dẫn vận hành. Mục đích:

  • Đào tạo nhân sự
  • Duy trì tri thức tổ chức

— Tác giả: Đỗ Xuân Phong —