CÁC Ý CHÍNH

1. Technique quyết định chất lượng phân tích, Tool quyết định hiệu quả thực hiện.
2. Không tồn tại một kỹ thuật phù hợp cho mọi tình huống.
3. Công cụ cần được phục vụ giao tiếp nhiều hơn là phục vụ riêng cho BA.
4. Thu thập thông tin đơn giản trước, chuẩn hoá sau.
5. Mọi kỹ thuật đều hướng tới một mục tiêu chung.

1. Tổng quan bài học

Trong bài Quy trình trong phân tích nghiệp vụ, chúng ta đã học về chuyên viên phân tích nghiệp vụ sẽ làm những bước gì. Với bài này, chúng ta sẽ khám phá câu hỏi:

Business Analyst sử dụng những kỹ thuật và công cụ gì để thực hiện từng bước đó?

Bài học chia ra thành hai phần lớn:

  1. Techniques: Kỹ thuật, phương pháp tư duy và phân tích.
  2. Tools: Công cụ phần mềm hỗ trợ thực hiện công việc.

Ví dụ:

  • SWOT là Technique
  • Tableau là Tool
  • MoSCoW Prioritization là Technique
  • Jira là Tool

Một BA giỏi cần biết:

  • Khi nào dùng kỹ thuật nào
  • Khi nào dùng công cụ nào
  • Không phải công cụ quyết định thành công mà là việc chọn đúng công cụ đúng vấn đề.

2. Khung kiến thức 7 nhóm kỹ thuật

Các kỹ thuật có thể chia thành 7 nhóm chính:

  1. Eliciation Techniques
  2. Modeling Techniques
  3. Analytical Techniques
  4. Decision-Making Techniques
  5. Validateion & Testing Techniques
  6. Documentation Techniques
  7. Agile & Lean Techniques

Có thể liên hệ với quy trình BA như sau:

Giai đoạn Kỹ thuật chính
Khai thác yêu cầu Eliciation
Hiểu và mô hình hoá Modeling
Phân tích vấn đề Analytical
Ra quyết định Decision-Making
Kiểm tra giải pháp Validation
Ghi nhận kết quả Documentation
Triển khai linh hoạt Agile & Lean

2.1. Nhóm 1: Eliciation Technique

Mục tiêu: Thu thập và hiểu đúng nhu cầu của các bên liên quan (Stakeholder).

2.1.1 CATWOE

Giúp nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ. CATWOE là viết tắt của:

  • Customer – Khách hàng: Những người sẽ thụ hưởng, chịu ảnh hưởng trực tiếp hoặc nhận giá trị từ hệ thống/quy trình.
  • Actor – Người thực hiện: Những người trực tiếp thực hiện công việc, áp dụng các giải pháp hoặc vận hành hệ thống.
  • Transformation – Quy trình chuyển đổi: Quá trình biến đổi yếu tố đầu vào thành đầu ra của hệ thống.
  • Worldview – Thế giới quan: Góc nhìn lớn hơn về mặt tổng thể; niềm tin, giá trị và lý do vì sao hệ thống / quy trình đó tồn tại.
  • Owner – Người sở hữu: Những cá nhân hoặc cấp quản lý có thẩm quyền cao nhất, có quyền quyết định thay đổi hoặc chấm dứt.
  • Environment – Môi trường: Các yếu tố, ranh giới và quy tắc áp đặt từ bên ngoài ảnh hưởng đến hệ thống.

Ví dụ về xây dựng hệ thống quản lý kho:

  • Customer: Nhân viên kho
  • Actor: Người vận hành
  • Transformation: Từ quản lý thủ công sang số hoá
  • Worldview: Tăng hiệu quả vận hành
  • Owner: Giám đốc vận hành
  • Environment: Quy định, ngân sách, công nghệ

2.1.2 Document Analysis

Các tài liệu cần phân tích:

  • Quy trình hiện tại
  • Báo cáo hiện tại
  • Tài liệu nghiệp vụ
  • Tài liệu hệ thống

Mục tiêu cần đạt được:

  • Hiểu được hiện trạng của business
  • Giảm phụ thuộc vào phỏng vấn

2.2. Nhóm 2: Modeling Techniques

Mục tiêu: Biến thông tin phức tạp, rời rạc thành cấu trúc, hình ảnh có thể hiểu.

2.2.1 BPMN

Ngôn ngữ mô hình hoá quy trình nghiệp vụ dưới dạng sơ đồ (Business Process Model and Notation – BPMN) dùng để mô tả:

  • Quy trình nghiệp vụ
  • Luồng xử lý
  • Điểm quyết định
  • Luồng thông tin

Từ mô tả trên, giúp các bên liên quan bao gồm cả business và đội ngũ kỹ thuật cùng hiểu và nhìn cùng một bức tranh.

2.2.2 ERD Mô hình quan hệ thực thể (Entity Relationship Diagram) là một dạng sơ đồ khác để mô hình hoá dữ liệu. Ví dụ:

Mô hình này giúp người xem hiểu dữ liệu hệ thống, từ đó có thể thiết kế cơ sở dữ liệu tốt hơn.

2.3. Nhóm 3: Analytical Techniques

Mục tiêu: Hiểu vấn đề trước khi đề xuất giải pháp.

2.3.1 SWOT

Đây là kỹ thuật đánh giá được viết tắt bởi:

  • Strengths: Điểm mạnh
  • Weaknesses: Điểm yếu
  • Opportunities: Cơ hội
  • Threats: Rủi ro

2.3.2 PESTLE

Phân tích về môi trường bên ngoài tác động, bao gồm:

  • Political: Chính trị
  • Economic: Kinh tế
  • Social: Xã hội
  • Technological: Công nghệ
  • Legal: Luật pháp
  • Environmental: Môi trường

2.3.3 Phân tích Gap

Bằng cách so sánh hiện trạng và tương lai mong muốn sẽ xác định được khoảng trống ở giữa là gì, mục tiêu để:

  • Xác định khoảng cách
  • Xác định phạm vi dự án
  • Xác định mục tiêu dự án

2.4. Nhóm 4: Decision-Making Techniques

Mục tiêu: Chọn giải pháp phù hợp nhất.

2.4.1 Decision Tree

Mô hình cây quyết định giúp so sánh lựa chọn và đánh giá hậu quả.

2.4.2 MCDA

Đánh giá nhiều phương án với nhiều tiêu chí (Multi-Criteria Decision Analysis – MCDA). Ví dụ đánh giá nên lựa chọn loại xe nào:

Lựa chọn Giá An toàn Hiệu năng Nhiên liệu Bảo trì Tổng
A 100*0.2 100*0.1 80*0.25 100*0.25 100*0.2 95
B 80*0.2 50*0.1 20*0.25 60*0.25 80*0.2 57
C 65*0.2 80*0.1 50*0.25 35*0.25 25*0.2 65
D 70*0.2 60*0.1 80*0.25 100*0.25 100*0.2 85
Trọng số 20 10 25 25 20  

2.4.3 MoSCoW Prioritization

Phương pháp ra quyết định giúp đội ngũ tập trung vào các tính năng cốt lõi. Cách phân mức độ quan trọng này được chia ra:

  • Must Have (Bắt buộc phải có): Các yêu cầu cốt lõi, không thể thương lượng. Nếu thiếu các yếu tố này, dự án/sản phẩm/hệ thống sẽ thất bại hoặc không thể ra mắt.
  • Should Have (Nên có): Các yêu cầu quan trọng, có giá trị cao nhưng không mang tính chí mạng cho tiến độ hiện tại. Chúng có thể rời lại nếu ngân sách hoặc thời gian gấp rút.
  • Could Have (Có thể có): Các tính năng phụ, ít ảnh hưởng đến chức năng chính. Chúng thường là những tiện ích bổ sung và thực hiện nếu còn thời gian và nguồn lực.
  • Won’t Have (Sẽ không làm): Các yêu cầu được thống nhất loại bỏ khỏi phạm vi triển khai của dự án/hệ thống, hoặc xếp xuống các chu kỳ phát triển sau.

2.4.4 Six Thinking Hats

Phương pháp phát triển bởi Tiến sĩ Edward de Bono vào năm 1985 , nhìn nhận một vấn đề từ nhiều góc nhìn khác nhau. Các góc nhìn có thể bao gồm:

  • Mũ Trắng – Dữ liệu: Tập trung vào thông tin, số liệu thực tế, khách quan và các thông tin còn thiếu cần thu thập.
  • Mũ đỏ - Cảm xúc: Thể hiện trực giác, cảm giác và phản ứng tự nhiên mà không cần giải thích hay chứng minh bằng lý lẽ.
  • Mũ Đen – Rủi ro: Đóng vai trò phản biện, chỉ ra các điểm yếu, nguy cơ, lỗi logic hoặc lý do vì sao một ý tưởng có thể thất bại.
  • Mũ vàng – Lợi ích: Tư duy tích cực, tìm kiếm các giá trị, lợi ích và cơ hội khả thi của ý tưởng.
  • Mũ Lục – Sáng tạo: Kích thích các ý tưởng mới, giải pháp thay thế và các góc nhìn độc đáo, không lối mòn.
  • Mũ Lam – Điều phối: Quản lý quy trình tư duy, kiểm soát thời gian và thứ tự các mũ và tóm tắt kết quả cuộc họp.

2.5 Nhóm 5: Validation & Testing Techniques

Mục tiêu: Đảm bảo giải pháp thực sự giải quyết được nhu cầu.

2.5.1 User Acceptance Testing

Đưa giải pháp đến tay người dùng thực tế, để kiểm chứng khả năng giải quyết vấn đề thực sự. Mục tiêu chính của phương pháp này đề:

  • Xác nhận yêu cầu đã được đáp ứng.
  • Phát hiện các sai sót diện rộng trước khi triển khai.

2.5.2 Prototyping

Thiết kế các bản mẫu mô phỏng ý tưởng. Phương pháp này có thể sẽ tiểu tốn một chút nguồn lực, nhưng giúp các bên liên quan hình dung thấy giải pháp và thu thập được phản hồi nhanh chóng.

2.5.3 Traceability Matrix

Bảng theo dõi mối liên hệ của:

  • Requirement
  • Design
  • Development
  • Testing Từ đó, giúp không bỏ sót các yêu cầu, dễ dàng theo dõi các tiến độ hay kiểm soát các thay đổi.

2.6 Nhóm 6: Documentation Techniques

Mục tiêu: Ghi nhận tri thức và quyết định của dự án. Trong nhóm này, một số loại tài liệu sẽ được ghi lại bao gồm:

2.6.1 Business Requirements Document

Tài liệu mô tả nhu cầu nghiệp vụ, mục tiêu nghiệp vụ và các yêu cầu tổng quát.

2.6.2 Functional Specification Document

Mô tả các chức năng của hệ thống và hành vi của hệ thống.

2.6.3 Use Case Documentation

Mô tả cách người dùng tương tác với hệ thống và các bước để đạt được mục tiêu.

2.7 Nhóm 7: Agile & Lean Techniques

Mục tiêu: Thích nghi nhanh và cải tiến liên tục.

2.7.1 Scrum

Trong mô hình scrum, các hoạt động mà BA sẽ tham gia gồm:

  • Sprint Planning
  • Sprint Review
  • Backlog Refinement Trong các hoạt động đó, nhiệm vụ chính của BA là làm rõ được các yêu cầu và giúp Product Owner đánh được mức độ ưu tiên của backlog.

2.7.2 Kanban

Mô hình dùng để quản lý luồng công việc. Giúp theo dõi các trạng thái và hạn chế công việc ở trạng thái “Đang thực hiện”.

2.7.3 Lean

Phương pháp tập trung vào loại bỏ lãng phí và tăng giá trị.

3 Các công cụ phổ biến

Với vai trò của một chuyên viên phân tích nghiệp vụ, cần liên tục cập nhật và sử dụng thành thạo các công cụ để phục vụ:

  • Quản lý các yêu cầu
  • Mô hình hoá quy trình
  • Phân tích dữ liệu
  • Hỗ trợ điều hành dự án Các nhóm công cụ bao gồm:

3.1 Thu thập và quản lý yêu cầu

Nhóm công cụ này hỗ trợ việc tài liệu hoá, kiểm soát và quản lý các yêu cầu một cách hiệu quả.

  • Jira: Kiểm soát yêu cầu, User Stories và các công việc.
  • Confluence: Lưu trữ tài liệu, văn bản, biên bản.
  • Microsoft Visio: Xây dựng luồng và trình bày bằng hình ảnh.

3.2 Mô hình và trực quan hoá

Nhóm công cụ giúp trực quan hoá quy trình, luồn dữ liệu và kiến trúc hệ thống.

  • Lucidchart: Xây dựng các sơ đồ (flowcharts), biểu đồ quan hệ (Entity Relationship Diagram – ERD), và wireframes.
  • Draw.io: Đơn giản hoá việc xây dựng các sơ đồ, tích hợp dễ dàng với Google Drive.
  • Gliffy: Tạo sơ đồ, biểu đồ, UML. Có thể tích hợp với Jira và Confluence.

3.3 Phân tích dữ liệu và báo cáo

Các công cụ trong nhóm này hỗ trợ Chuyên viên phân tích nghiệp vụ diễn giải các khối dữ liệu và xây dựng được góc nhìn thực tiễn từ dữ liệu.

  • Microsoft Excel: Hỗ trợ khả năng sắp xếp (sorting), lọc (filtering) và phân tích dữ liệu nhanh chóng.
  • Tableau: Giúp xây dựng các dashboard có thể kiểm soát dữ liệu lớn.
  • Microsoft Power BI: Tạo ra báo cáo và dashboard trực quan.
  • Google Looker: Sản phẩm họ nhà Google để khai thác và trực quan hoá dữ liệu.

3.4 Quản lý dự án

Nhóm công cụ này có thể sử dụng để phối hợp cùng với Quản lý dự án để quản lý các công việc, tiến độ, bên liên quan.

  • Microsoft Project: Bộ công cụ cung cấp các tính năng hiệu quả để lập kế hoạch, kiểm soát và quản lý dự án.
  • Trello: Cho phép trực quan hoá để tiếp cận với công việc quản lý dự án.
  • Asana: Giúp quản lý dự án, kiểm soát và phối hợp trong nhóm.

3.5 Giao tiếp và phối hợp

Các công cụ đảm bảo thông tin được thông suốt.

  • Slack: Cho phép trao đổi thông tin liên tục và tích hợp với GenAI.
  • Microsoft Teams: Kết hợp trao đổi qua video, lưu trữ file, và tích hợp ứng dụng.
  • Zoom: Cho phép họp online để phối hợp trong nhóm.
  • Microsoft PowerPoint: Tạo các slide nhanh chóng giúp cập nhật dự án với các bên liên quan.

3.6 Agile và DevOps

Bộ công cụ hỗ trợ BA hoạt động tốt trong môi trường cải tiến liên tục của phương pháp quản lý Agile.

  • Jira Agile: Quản lý các Sprint, Backlog và User Story.
  • VersionOne: Hỗ trợ mô hình các mô hình Agile như Scrum hay Kanban.
  • Trello: Bằng việc sử dụng bảng, danh sách, các thẻ để kéo giúp việc kiểm soát tiến độ hiệu quả hơn.
  • Rally: Lập kế hoạch, kiểm soát và quản lý các sprint và hạng mục.

4 Liên hệ thực tế với Coden

4.1 Tư duy cần xây dựng

4.1.1 Hiện trạng cần thiết hơn mong muốn

Khi làm việc, khách hàng thường mô tả điều họ muốn, điều họ nghĩ là cần. Tuy nhiên, chuyên viên phân tích nghiệp vụ cần tìm hiểu:

  • Họ đang làm việc như thế nào
  • Quy trình thực tế diễn ra ra sao
  • Dữ liệu đang được xử lý như nào
  • Ai đang tham gia vào các bước trong quy trình
  • Điểm nghẽn thực sự nằm ở đâu

Một BA không chỉ ghi nhận điều khách hàng nói mà phải hiểu được điều khách hàng đang làm.

4.1.2 Thu thập trước phân tích sau

Nguồn thông tin có thể đến từ:

  • Phỏng vấn
  • Họp
  • Email
  • Báo cáo
  • Quy trình vận hành
  • Biểu mẫu giấy
  • Hệ thống hiện hữu

BA cần cố gắng thu thập càng nhiều bằng chứng thực tế càng tốt, trước khi bắt tay vào phân tích và đưa ra kết luận.

4.1.3 Không cố nhớ mọi thứ

BA cần hình thành thói quen ghi chép, lưu trữ và tổ chức thông tin. Việc đưa tri thức từ bộ nhớ sang tài liệu không chỉ giúp chính BA giảm tải được việc phải ghi nhớ quá nhiều, mà còn có thể chuyển giao các kiến thức đó cho nhóm và cộng sự.

Trí tuệ dùng để suy nghĩ. Tài liệu để lưu giữ và chuyển giao tri thức.

4.2 Kỹ năng cần phát triển

4.2.1 Hiểu kỹ thuật vào bối cảnh

Biết đến sự tồn tại của thuật và áp dụng vào đúng hoàn cảnh thay vì học thuộc lòng tất cả các kỹ thuật mà không thể dùng vào trường hợp cụ thể.

Bối cảnh Kỹ thuật Mục tiêu
Cần hiểu hiện trạng - CATWOE
- Document Analysis
- Interview
- Workshop		 - Hiểu quy trình hiện tại
- Hiểu các bên liên quan
- Hiểu vấn đề thực sự
Cần mô tả quy trình - BPMN
- Flowchart		 Biến thông tin thành hình ảnh và luồng.
Xác định khoảng cách cần thay đổi Gap Analysis - Xác định hiện trạng
- Xác định mong muốn
- Xác định phạm vi cải tiến
Cần đánh mức độ ưu tiên MoSCoW Tập trung vào các giá trị cốt lõi quan trọng nhất
Cần kiểm tra giải pháp - Prototype
- UAT
- Requirement Traceability Matrix		 Đảm bảo không bỏ sót bất cứ yêu cầu nào

4.3 Công cụ thực chiến

4.3.1 Công cụ bước đầu

Trong những buổi làm việc với khách hàng, công cụ hiệu quả nhất thường là

  • Sổ tay: Đôi khi một sơ đồ vẽ tay giúp hiểu vấn đề nhanh hơn rất nhiều giờ trao đổi. Việc dùng sổ tay rất hữu ích trong việc ghi nhận thông tin, khảo sát quy trình. Có rất nhiều kỹ thuật giúp việc ghi nhận bằng sổ hiệu quả như phương pháp chia sổ Cornell, Outline hay Mind Map.
  • Word: Dùng để ghi Meeting Note, Requirement Document, Functional Specification. Cách dùng hiệu quả khi dùng Word là chuẩn bị trước mẫu tài tài liệu cần làm việc và điền vào các khu vực đã lên trước. Coden đã chuẩn bị một vài mẫu tài liệu để hỗ trợ việc thu thập thông tin.
  • Excel: Công cụ mà BA nên thành thạo, để ghi nhận yêu cầu, quản lý các bên liên quan, theo dõi tiến độ, phân tích dữ liệu ban đầu.

4.3.2 Công cụ nâng cao

Sau khi đã thu thập thông tin, phân tích rõ ràng, lúc này BA mới chuyển các thông tin đó lên hệ thống chính thức. Việc chuyển thông tin lên hệ thống nhằm mục đích:

  • Chuẩn hoá thông tin giúp dễ hiểu với cả nhóm
  • Đồng bộ và chuyển giao thông tin để thông suốt các khâu làm việc
  • Đưa thông tin lên bức tranh lớn để đánh giá hiệu quả hơn
  • Tài liệu hoá phục vụ báo cáo và chuyển giao chính thức cho các bên liên quan

— Đỗ Xuân Phong —